Confidentialité Agence Beauchamp Girard & Ass

Protection des renseignements personnels

La gestion des renseignements personnels est essentielle aux services de BEAUCHAMP, GIRARD & ASSOCIÉS), et nous sommes déterminés à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de nos opérations de recouvrement et de perception de créances que ces renseignements soient relatifs à nos clients, à leurs clientèles respectives, et aux membres de notre personnel. Nous gérons ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires et en conformité avec les exigences légales, réglementaires et contractuelles en vigueur.

La protection que nous accordons à ces renseignements personnels est d’ailleurs soutenue par nos règles éthiques, nos normes de conduite ainsi que par diverses politiques et procédures en matière de sécurité de l’information.

Cette politique décrit les principes et les pratiques que BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC suit dans le traitement des renseignements personnels. Elle s’applique à BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC, à ses employés ainsi qu’à ses fournisseurs de services.

Au-delà de la présente Politique de confidentialité, BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC, ses employés et ses tiers fournisseurs, s’imposent également d’importantes exigences en matière de sécurité de l’information, dont la protection des renseignements personnels, et ce, par l’entremise de plusieurs documents normatifs (politiques, procédures, codes, guides, etc.).

Responsabilité

BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC est responsable de la protection des renseignements personnels en sa possession et sous son contrôle, y compris tous renseignements personnels qui ont été transférés à un tiers à des fins réglementaires, légales ou de traitement. Tout notre personnel, nos sous-traitants et fournisseurs assument donc la responsabilité de se conformer aux principes et pratiques de protection des renseignements personnels.

Nous sensibilisons nos employés à l’importance de protéger les renseignements personnels en leur exigeant de signer un engagement de confidentialité lors de leur embauche, ainsi que l’ensemble de nos politiques en matière de sécurité de l’information. De plus, nous fournissons régulièrement à nos employés de la formation à ce sujet et nous émettons des directives claires soulignant leur rôle et leurs obligations à cet égard.

De manière particulière, BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels pour superviser la gouvernance en matière de confidentialité. Cette fonction est assumée par le président de l’entreprise.

De plus, aux termes de notre Politique de sécurité de l’information, la protection des renseignements personnels et la sécurité de l’information relèvent de différents intervenants, à savoir : Chef de la sécurité, Directeur des ressources humaines, Directeur des affaires juridiques, Responsable de la sécurité applicative, Responsable de la sécurité informatique et des technologies de l’information et finalement, de l’Équipe de confidentialité et de sécurité.

Qu'est-ce qu'un renseignement personnel?

Il s’agit de tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres données, permet d’identifier une personne. Ceci inclut, entre autres, le nom, l’adresse, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, le genre, les renseignements bancaires, les renseignements quant à l’emploi, ou autre d’une personne.

Les renseignements personnels sont protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audiovisuelle, informatisée ou autre.

Collecte de renseignements personnels

BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC recueille des renseignements personnels concernant ses clients, les débiteurs de ses clients (ci-après désignés « débiteur ») et des candidats et ses employés.

Les renseignements recueillis dépendent du statut de la personne visée par la collecte, à savoir :

BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC limite la quantité et le type de renseignements personnels qu’elle recueille à ce qui est nécessaire à l’activité de l’entreprise, à l’accomplissement de l’objet pour lequel ils sont recueillis et tel que permis par la loi.

Nous recueillons des renseignements personnels aux fins suivantes :

Utilisation du site Web de BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC

Données échangées automatiquement lors de l’accès au site

Lorsqu’une personne accède au site www.contencia.ca, son ordinateur et le serveur de BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC échangent automatiquement des données, sans qu’elle n’intervienne. Cet échange ne permet en aucun cas de l’identifier personnellement. Il est plutôt nécessaire pour que le serveur lui transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique qu’elle utilise.

Les données échangées sont les suivantes :

Cette information est utilisée sous forme anonyme à des fins statistiques, notamment pour comptabiliser le nombre de visiteurs et connaître les pages consultées.

Témoins (Cookies)

Notre site web utilise des témoins (cookies) pour recueillir des informations sur l’utilisation qu’une personne fait de notre site. Les témoins (cookies) sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur son ordinateur ou appareil mobile lorsqu’elle consulte notre site Web.

Nous utilisons des témoins (cookies) pour améliorer l’expérience utilisateur lors de la visite d’une personne sur notre site Web. Nous utilisons également des témoins (cookies) tiers, tels que Google Analytics, pour comprendre comment nos visiteurs utilisent notre site Web et pour nous aider à améliorer notre contenu et notre marketing.

Lorsqu’une personne accepte la fenêtre contextuelle (popup) qui apparait lors de la consultation de notre site Web, elle consent à l’utilisation de témoins (cookies) conformément à notre politique de confidentialité.

Il est possible de désactiver les témoins (cookies) en modifiant les paramètres du navigateur. Par contre, la désactivation des témoins (cookies) peut affecter certaines fonctionnalités de notre site Web.

Lien vers des sites externes

Notre site pourrait contenir des liens vers d’autres sites Web qui ne sont pas de notre propriété. Ces sites pourraient récolter également des informations personnelles. Nous recommandons de consulter leur page de politique de confidentialité pour être tenus informés des données retenues.

Conservation, utilisation, communication et destruction des renseignements personnels

Conservation

Sauf autorisation ou exigence légale ou réglementaire applicable, BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC ne conserve les renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils furent collectés, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales et réglementaires appropriées, le tout en conformité avec notre Guide de conservation et de destruction de données.

Les renseignements personnels que nous détenons sont consignés dans un dossier dont l’objet diffère suivant le statut de la personne visée (client, débiteur, candidat, employé).

La très grande majorité des renseignements personnels détenus par BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC sont consolidés sur des serveurs et répertoires informatiques sécurisés. Nous prenons des précautions physiques afin d’assurer que les serveurs et répertoires informatiques sur lesquels des renseignements personnels sont hébergés et archivés sont sécurisés et que l’accès à ces serveurs est protégé. Le chiffrement est également utilisé afin de protéger ces renseignements personnels.

Les renseignements personnels détenus sur support papier sont conservés, quant à eux, dans un classeur verrouillé ou dans un bureau fermé à clé.

Utilisation

Nous prenons et appliquons les mesures de sécurité nécessaires et appropriées pour assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en notre possession (mesures physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques).

Nous nous assurons que les renseignements personnels contenus dans les dossiers ne sont accessibles qu’aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions (principe du droit d’accès minimal).

Notre modèle de gestion des accès (réseau, applications et accès physiques) se base sur ce principe du droit d’accès minimal. Ceux-ci sont octroyés en conformité avec une charte des profils d’accès selon ce qui est nécessaire à la stricte réalisation des tâches, et ce, autant pour les employés que pour les tiers. Chaque utilisateur possède donc les accès propres à son profil, ainsi que certains accès spécifiques, si applicables. Chacun de nos membres devient alors responsable d’une utilisation diligente de ses accès.

BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC sensibilise et forme ses employés en ce qui concerne leurs obligations de protection des renseignements personnels et elle exige de ses fournisseurs tiers qu’ils prennent des mesures de protection similaires.

Nous n’utiliserons les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne visée par lesdits renseignements n’ait donné son consentement pour les utiliser à d’autres fins ou tel que requis par la loi.

Communications

BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC ne communiquera pas à un tiers les renseignements personnels contenus dans le dossier d’une personne, sauf si cette dernière y consent par écrit ou si la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ou toute autre loi applicable, prévoit le droit de les communiquer sans son consentement. Entre autre, BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC est en droit de communiquer des renseignements personnels concernant un débiteur, et ce, sans son consentement puisque les renseignements sont requis aux fins de recouvrer une créance pour autrui et qu’elle les requiert à cette fin dans l’exercice de ses fonctions.

Tout transfert de renseignements personnels, autorisé ou permis par la loi, est effectué conformément à notre Politique de transfert des informations ayant pour objectif d’assurer la sécurité de l’information et des logiciels lorsqu’ils sont échangés à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise.

Destruction

BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC a l’obligation légale de prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements, et ce, même lors de leur destruction. Le moyen approprié préconisé pour la destruction d’un document ou d’un renseignement dépend de la nature de son support. Le durée maximum est de 7 années, après ce délai les informations sont détruites.

Consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels

BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC considère que le consentement d’une personne à la cueillette, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels la concernant sera valablement fourni i) s’il est donné expressément par acquiescement écrit ou oral, ou ii) si la personne fournit volontairement des renseignements personnels la concernant dans un but évident.

Dans certains cas, BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC peut recueillir et communiquer des renseignements personnels sur une personne sans son consentement, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ou tout autre loi applicable. Entre autres, BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC est en droit de recueillir et de communiquer des renseignements personnels concernant un débiteur, et ce, sans son consentement puisque les renseignements sont requis aux fins de recouvrer une créance pour autrui et qu’elle les requiert à cette fin dans l’exercice de ses fonctions.

Exactitude

BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC déploie des efforts raisonnables pour maintenir l’exactitude des renseignements personnels qu’elle détient et voir à ce que ceux-ci soient complets et à jour.

BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC recueille des renseignements personnels concernant ses clients et ses employés directement auprès d’eux. Ainsi, nous leur demandons régulièrement de veiller à la mise à jour ou à la correction de leurs renseignements personnels, de nous communiquer toute modification pertinente.

BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC sollicite également ses clients afin que ceux-ci lui communiquent toute modification et mise à jour pertinente aux renseignements personnels concernant leurs débiteurs.

Droit d’accès et de rectification

Une personne a le droit d’accéder aux renseignements personnels que BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC détient sur elle. Cette demande d’accès doit être adressée par écrit à:

Mario LeBlanc Directeur
100-1692 Place de Lierre
Laval Qc
H7G4X7

Cette demande doit être assez détaillée pour permettre d’identifier les documents contenant les renseignements personnels auxquels la personne souhaite avoir accès.

Il est possible que le Responsable de la protection des renseignements personnels ait besoin de valider l’identité du signataire et le statut pour lequel il présente la demande.

L’acquittement de certains frais pour accéder aux renseignements personnels peut être exigé (transcription, reproduction ou transmission).

Une personne a également le droit de demander à BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC de procéder à la rectification de tout renseignement personnel qu’elle détient sur elle, et ce, en communiquant avec:
Mario LeBlanc président – Responsable de la mise à jour ou correction des informations

Courriel : info@beauchampgirard.com
Lettre : Beauchamp Girard & assoc – Le président, 100-1692 Place de Lierre Laval QC G7G4X7 Canada.

Retrait du consentement

Lorsqu’une personne a donné son consentement à la collecte, à l’utilisation et au transfert de renseignements personnels la concernant, elle a le droit de retirer son consentement, le cas échéant, en contactant :

Mario LeBlanc président
100-1692 Place de Lierre
Laval Qc
H7G4X7
Canada

Dans un tel cas BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC pourrait alors ne plus être en mesure de fournir le service demandé, mettre en œuvre des directives ou de donner suite à un contrat conclu. Dans un tel cas, nous aviserons la personne concernée si cette situation devait se présenter. Il en est de même si une personne refuse de fournir des renseignements personnels la concernant, le cas échéant.

Traitement des plaintes

Toute personne qui a une question, une préoccupation ou une plainte à formuler concernant la protection de ses renseignements personnels ou des pratiques de BEAUCHAMP GIRARD & ASSOC en la matière peut y procéder de la manière suivante:

En communiquant avec Mr Mario LeBlanc, Président et Responsable de la protection des renseignements personnels et en mentionnant son nom, ses coordonnées, la nature de la demande ou de sa plainte et tout autre renseignement pertinent.

Courriel : info@beauchampgirard.com
Lettre : Beauchamp Girard & assoc – Le président, 100-1692 Place de Lierre Laval QC G7G4X7 Canada.

Il est également possible de s’adresser à l’organisme provincial ou fédéral compétent responsable de la protection de la vie privée.

Changements à la politique

Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps la présente politique.